20 Jahre BHAG: Was hat sich bei uns in den letzten Jahren alles getan?

In 20 Jahren tut sich viel – nicht nur bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sondern auch bei unseren drei Geschäftsfeldern Verrechnung, Nachprüfung und Förderprüfung. Anlässlich unseres Jubiläums 2024 schauen wir uns bei in der Rubrik „20 Jahre BHAG“ an, was sich in den letzten Jahren so alles verändert hat.

Mit der Zusammenlegung aller Buchhaltungen und Ausgliederungen in Form einer eigenen juristischen Person, starteten rund 580 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 2004 in der Buchhaltungsagentur des Bundes.

2007 erreichte der Gesamtpersonalstand seinen Höchstpunkt: Damals waren 582 Personen bei der BHAG beschäftigt. Seitdem sinkt dieser stetig: 2019 lag der Gesamtpersonalstand bei 519 Personen, 2021 sogar bei 498 und im Jahr 2023 bei 507 Personen.

Ausbildung wird bei uns großgeschrieben

Neben Beamten, Vertragsbediensteten und Angestellten nach KV werden in der BHAG noch Lehrlinge ausgebildet. Die meisten Lehrlinge gab es 2007. Damals waren es insgesamt 14 Jugendliche, die von der BHAG im Lehrberuf Finanz- und Rechnungswesenassistent ausgebildet wurden.

Mehr Frauen als Männer – auch in Führungspositionen

Startete die BHAG 2005 mit 59 % Frauen und 41% Männern, so ist 2010 dieses Verhältnis unverändert. Erst 2015 sinkt der Anteil der Frauen auf 57% (Männer 43%).

Seit 2013 wird in unregelmäßigen Abständen ebenso erfasst, wie viele Frauen und Männer Führungspositionen innehaben. 2013 gab es 29% Frauen und 71% Männer in Führungspositionen. 2018 gab es bereits 33 Frauen in leitender Ebene und nur mehr 46 Männer.  Mittlerweile sind mehr Frauen in Führungspositionen als Männer: In das Jahr 2024 starteten 42% männliche und 58% weibliche Führungskräfte.

Der Bereich Verrechnung auf einen Blick

Bereits vor der Gründung der BHAG gab es zwischen 2001 und 2004 die wohl wichtigste Änderung in der Buchhaltung des Bundes: die Umstellung von Alt-HV zu HV-SAP. Dadurch wurde die Haushaltsverrechnung auf einen Mandanten umgestellt

2004 wurden dann alle Ressortbuchhaltungen ausgegliedert und zu den, mittlerweile zwei, Verrechnungsbereichen zusammengefasst. Dies brachte sicher nicht nur für die einzelnen Ressorts einige Änderungen, sondern auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

2009 kam es durch die Haushaltsrechtsreform zu den ersten rechtlichen und technischen Anpassungen. Diese diente auch als budgetäre Vorbereitung auf die Umstellung 2013, bei der der Bund auf ein doppisches System umstellte.

Mit 2010 fiel das Telebanking weg, um die Sicherheitslücke, auf Anraten vom Rechnungshof, zu schließen.

2014 wurde die e-Rechnung im Geschäftsverkehr mit dem Bund eingeführt und dadurch auch Kreditoren und Debitoren durch Geschäftspartner ersetzt. Doppelanlagen von Geschäftspartnern konnten von nun an vermieden werden. Dadurch wurde auch die Datenqualität der Kreditoren und Debitoren verbessert und der Stand von offenen Forderungen und Verbindlichkeiten mit 100%iger Zuordenbarkeit ersichtlich. Mit Juni 2014 wurde in der BHAG dann durch die BHV 2013 das Stammdatenmanagement gegründet: Ist vor 20 Jahren die Anlage der Kreditoren und Debitoren noch von jeweiligen Anweisungsreferenten und Buchhaltungsreferenten in jedem Ressort erfolgt, ist diese nun nur mehr durch diese Abteilung möglich.

In den letzten 20 Jahren war auch die Digitalisierung und Automatisierung ein wichtiges Thema: Die physischen Belege wurden durch den elektronischen Workflow abgelöst, der elektronische Kontoauszug, das digitale Eilnachrichtenverfahren und das digitale Mahnwesen wurden eingeführt.

Nachprüfung: Von der Gründung bis zum eigenen Bereich

2005 war geprägt von Workshops und Besprechungen, in denen zahlreiche Projekte rund um die Nachprüfung (z.B.: Handbuch Prüfung, Prüfbericht usw.) ausgearbeitet wurden. Der intensive Austausch war maßgeblich für die Zukunft und Grundstein für die Vereinheitlichung vieler Abläufe. Die ersten Prüfungen fanden bereits 2008 statt – damals noch in den einzelnen Bereichen.

2009 war prägend für die Qualitätssteigerung in der Nachprüfung. Es wurde ein Prüfkonzept gem. BHV 2009 erstellt, welches wesentliche Themen wie Prüfstandards, Prüfabläufe und Aufbereitung der Prüfberichte regelte.

Als eine Maßnahme von „Fit for future“ wurde mit 01.05.2014 – fast 10 Jahre nach Gründung der BHAG – der Bereich Nachprüfung mit 9 Abteilungen und 115 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geschaffen. Ein wichtiger Schritt für die positive Entwicklung in der Nachprüfung!

Im Jubiläumsjahr 2024 umfasst der Bereich Nachprüfung sieben Abteilungen mit insgesamt 104 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wovon fünf Abteilungen mit der Prüfung in der Haushaltsverrechnung und zwei mit der Prüfung des AMS (Förderungen und Arbeitslosenversicherung), Personalnachprüfung sowie Fonds- und Förderprüfung beim Sozialministeriumservice befasst sind. Zusätzlich unterstützen alle Abteilungen bei vertraglichen Leistungen/Projekten oder sind federführend bei diesen involviert.

Welche Änderungen gab es mit der Entstehung der Förderprüfung?

Natürlich gab es auch beim Bereich Förderprüfung über die Jahre hinweg einige Veränderungen: Seit 2016 befasste sich der Bereich Nachprüfung mit der First Level Control des Europäischen Sozialfonds. Das Projekt FLC, die heutigen Aufgaben der Förderprüfung, wurden damals von der NP 1 am Standort Wien und Graz übernommen. Im Juli wurden FLC-Tätigkeiten in einer eigenen Abteilung (Standort Wien) zusammengeführt und es folgte eine weitere Abteilung in Graz (die damalige NP 9). Um das Ausmaß der FLC-Leistungen bewältigen zu können, wurde die NP 1 in Wien gesplittet und umbenannt: in FP 1 und FP 2. Im Juli 2022 folgte eine weitere Abteilung am Standort Graz. Mit 01.01.2023 wurden dann die vier Abteilungen endgültig vom Bereich Nachprüfung losgelöst: Die Geburtsstunde des Bereiches Förderprüfung.  

Aber auch die Prüfung von Förderungen an sich hat sich von Jahr zu Jahr allmählich verändert: Prüfhinhalte sind in systemischer Hinsicht (Abwicklung) dazu gekommen, die Stichprobenprüfungen wurden statt einer 100%igen Prüfung und der vereinfachten Kostenarten vermehrt das Ziel der Fördergeber. Grund: den Aufwand für alle Beteiligten zu minimieren.

Dadurch wurden auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefordert, die Prüfungen genauer vorzunehmen, da nicht immer eine 100%ige Prüfung stattfindet. Der Fokus liegt nunmehr auf dem gesamten Vorhaben und nicht mehr nur auf den Abrechnungsprüfungen selbst.

Da das Prüfen von europäischen und nationalen Förderungen durch die Buchhaltungsagentur bekannter wurde und wir somit nicht nur den Europäischen Sozial Fonds (ESF) als FLC Stelle innehatten, war eine Trennung von der Nachprüfung in eigene Förderprüfungsabteilungen unausweichlich. Durch dieses Bekanntwerden wuchs der Bereich Förderprüfung mit der Zeit zu vier Abteilungen mit insgesamt 55 Personen heran. Die besten Voraussetzungen, um ein eigener Bereich zu werden, unabhängig von der Nachprüfung. Da die Inhalte der Tätigkeiten von FP und NP sich nur minimal ähneln, hatte diese Trennung in zwei eigenständige Bereiche keine Auswirkungen auf das tägliche Geschehen in der Förderprüfung.