Die interne Revision ist nicht nur Prüfung, sondern vielmehr Hilfestellung

Warum ist der Begriff interne Revision so negativ behaftet? Genau das haben wir unsere Leitung der Revisionsabteilung, Manuela Höfel, gefragt. Ihre Antwort? Das erfahren Sie im Interview.

Warum der Begriff interne Revision so negativ behaftet ist? Genau das haben wir Manuela Höfel von der internen Revision gefragt. Ihre Antwort: „Die interne Revision ist ja eine Prüfer-Tätigkeit, also meistens glaubt man daher, dass wir nur Fehler suchen.“ Revision ist aber viel mehr als das. Wir haben bei der Leiterin der internen Revision mal nachgefragt, wie sich das Feld im Laufe der Zeit entwickelt hat, welche Aufgaben die interne Revision in der BHAG übernimmt und welche Einblicke man bekommt.

Wie ist die Abteilung interne Revision entstanden? Gab es die IR schon seit der Gründung der BHAG 2004?

Manuela Höfel: Nein, es wurde erst 2006 begonnen, eine interne Revision aufzubauen. Mit 1. Juni 2007 hat dann das operative Arbeiten der Revision begonnen. Ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl und einem Umsatz muss eine interne Revision und ein Rechnungswesen- und internes Kontrollsystem eingerichtet werden. Unsere Grundlage ist vor allem das Buchhaltungsagentur-Gesetz und der Public Corporate Governance Codex. Außerdem sind wir als BHAG Mitglied beim Institut interne Revision und daher müssen wir uns an die „Globalen Standards“ halten.

Die interne Revision kann durchaus ein Teil des internen Kontrollsystems sein. Man könnte die Überprüfungen auch extern vergeben, aber unserem Eigentümer ist es wichtig, dass wir eine eigene Revision haben. Zu unseren Aufgaben zählen vor allem: Prozesse auf Risiko und Effizienz prüfen und mögliche Alternativen und Empfehlungen aufzeigen. Dabei bilden Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit sowie Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit die Basis unserer täglichen Arbeit als Revisorin und Revisor.

Welche Entwicklung hat die interne Revision durchlebt? Hat sich das Geschäftsfeld seit den letzten Jahren stark verändert?

In der internen Revision hat sich in den letzten Jahren einiges verändert. Durch die Digitalisierung ist für uns vieles einfacher geworden. Das ändert auch in der Prüfung einiges, denn: Wir prüfen dadurch auch die Technik. Ganz einfach gesagt schauen wir den MA über die Schultern, wie sie in einem bestimmten System arbeiten. Man muss zwar mehr technisches Verständnis mitbringen, aber das macht es noch zusätzlich interessant. Ein weiterer Vorteil ist natürlich auch: Wenn man ein System einmal geprüft hat und sich daran nichts mehr ändert, ist man in der Folgeprüfung doch um einiges flotter.

Das Feld interne Revision wird sich auch in den nächsten Jahren laufend weiterentwickeln. Es gibt kaum Stillstand, sondern immer wieder Neuerungen (neue Gesetze, neue interne Vorgaben, neue Prozesse etc).

Welche Rolle übernimmt die interne Revision in der BHAG?

Die interne Revision hat aufgrund ihres jährlichen Revisionsplans, den Auftrag, die Themen für das kommende Jahr abzuarbeiten. Dieser wird anhand von risikoorientierten Kriterien erstellt. Außerdem haben wir zusätzlich noch unser Tagesgeschäft, wenn man es so nennen will. Hier müssen wir routinemäßige Abfragen aus dem SAP-System machen.

Außerdem müssen wir im Zuge der Prüfungen Risiken erheben und einmelden, damit diese in unserem Risikomanagement-Tool erfasst werden können. Die Revision ist zudem in der BHAG auch für die Whistleblowing-Meldestelle zuständig.

Die Revision soll natürlich der Geschäftsführung eine Sicherheit geben und als Hilfestellung dienen: alles soll seinen geregelten Gang gehen. In unserem Unternehmen gibt es sehr viele Regelwerke, die eingehalten werden sollen. Wenn man sie nicht beachtet, machen sie wenig Sinn. Deswegen prüfen wir regelmäßig auch die Sinnhaftigkeit. Die Geschäftsführung kann schwer auf alle Regelwerke ein Auge haben, ob Prozesse noch passend sind oder nicht.

Der Begriff interne Revision ist sehr negativ behaftet. Warum glaubst du sieht man das Fach so negativ?

In der internen Revision wird geprüft. Es entsteht dadurch der Eindruck, dass wir Fehler suchen. Interne Revision ist aber mehr als das: Wie sind die Abläufe? Wie kann man sie bewerten? Sind sie so in Ordnung? Muss etwas angepasst werden? Entsprechen die Abläufe den vorgegebenen Prozessen? Es gibt nicht nur interne, sondern auch gesetzliche Vorgaben, die wir als BHAG einhalten müssen. Denn wenn wir das nicht tun und es kommt zu einer Anzeige, dann müssen wir mit einer Geldstrafe rechnen. Die interne Revision gibt es vor allem, um der Geschäftsführung eine gewisse Sicherheit zu geben, dass nichts passiert. Wir prüfen also keine Personen, sondern die Prozesse der jeweiligen Abteilung/des jeweiligen Bereiches.

Wir sind vor allem Unterstützung: Wenn bei Prozessen nur eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter involviert ist, ist eine Anpassung des Prozesses ja auch für sie oder ihn eine Absicherung. In den letzten Jahren kam es immer mal wieder zur Zusammenlegung von einzelnen Abteilungen. Genau da unterstützen wir: Unsere Sichtweise ist nämlich eine ganz andere, als die der Abteilung. Wir kennen die Prozesse nicht. Wir recherchieren zwar im Vorfeld, aber durch die Beobachtung von außen, fragen wir anders nach. Das kann durchaus helfen, die Prozessdarstellung zu überarbeiten.

Derzeit gibt es eine ausgeschriebene Stelle für die interne Revision. Welche spannenden Themengebiete erwarten die Mitarbeiter?

Wenn man sich unser Organigramm ansieht, wird klar: es gibt sehr viele Bereiche. Die Arbeit ist also definitiv sehr abwechslungsreich. Durch unsere Vielfalt im Unternehmen können aber auch sehr viele Risiken entstehen und genau da kommt unsere Abteilung ins Spiel. Wo mehr Geld oder weniger Personen in einen Arbeitsprozess im Spiel sind, gibt es mehr Risiken. Wo mehrere Personen beteiligt sind, dort hat man mehr Kontrollen und somit weniger Risiko. Man muss immer schauen, wo ist eine Prüfung sinnvoll und wo nicht.

Welche Einblicke bekommt man?

Durch die interne Revision kann man über den Tellerrand schauen. Die Revision ist eine Querschnittsfunktion: wir schauen uns z.B. den Prozess der Beschaffung bis hin zur Zahlung im Rechnungswesen der BHAG an.

Im Lagebericht eines Unternehmens muss künftig auch der Nachhaltigkeitsbericht enthalten sein. Dazu braucht es im Unternehmen eine Strategie und Ziele, wie das Thema umgesetzt werden soll. Wir haben mit der geprüften Abteilung im Zuge der Prüfung eine Maßnahme vereinbart. Das heißt, der Anstoß zum Projekt, wo das notwendige dazu erarbeitet wird, kam von uns.

Welche Erfahrungen muss man für die interne Revision haben?

Man muss definitiv neugierig sein und sich bewusst sein, dass man viele Fragen stellen muss. Vor allem wenn man ein System nicht kennt. Ganz wichtig wäre auch innovatives Denken, sich Dinge vorstellen können. Das ist nicht nur bei der Erstellung des Revisionsplans wichtig, sondern auch bei der Prüfung. Denn wenn jemand von Prozessen bzw. einem Ablauf einer Tätigkeit erzählt, dann sollte man sich das vorstellen können. Auch das analytische Denken hilft. Wenn man sich nur auf das Abarbeiten von Tätigkeiten konzentriert, dann ist man in der Revision falsch. Natürlich gibt es auch laufend Weiterbildungen, vor allem zu Beginn. Man kann nicht von Beginn an alles können, das ist klar.

Weitere wichtige Punkte wären das betriebswirtschaftliche und prozessorientierte Denken. Wenn man betriebswirtschaftliches Vorwissen hat, dann hat man mehr Einblick, was eine Organisation alles braucht und wie sie aufgebaut sein sollte. Man hat dadurch einfach ein gewisses Grundwissen.