Bei der Abschlussfeier im Jänner 2023 sind unsere Standorte Wien, Graz, Linz und Salzburg via Videoschaltung verbunden.

Sonderprojekt Kurzarbeit: Wir feiern Projektabschluss

Über 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BHAG arbeiteten im Sonderprojekt Kurzarbeit standortübergreifend zusammen. Es war das größte interne Projekt, das die BHAG jemals abgewickelt hat. In Zusammenarbeit mit dem AMS wurden 1,2 Millionen Abrechnungen verarbeitet und über 9,7 Milliarden Euro ausgezahlt. Wir haben Mauern eingerissen und Hürden überwunden. Im Dezember 2022 endete die Zusammenarbeit endgültig und das Projekt ist Geschichte. Wir ziehen ein Resumee.

Ein Blick zurück

Der Vergleich zeigt den massiven Anstieg an Kurzarbeitsanträgen beim AMS: In einem „normalen“ Jahr ca. 25, zur Zeit der Wirtschafts- und Finanzkrise 2008/2009 um die 300, bis Mitte April 2020 über 63.000.

Überschwemmt: Die Corona-Krise und der erste Lockdown im März 2020 führte zu einer Welle an Kurzarbeits-Anträgen beim AMS. Die unglaublich hohe Zahl an Anträgen hat das AMS über die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit gebracht. Da die BHAG ein ähnliches Projekt bei der Bewältigung der Wirtschafts- und Finanzkrise 2008/2009 auf die Beine gestellt hat, gab es noch im März 2020 intensive Gespräche über eine Unterstützung.

Wenige Wochen später – ab Mitte April – unterstützte ein BHAG-Projektteam bestehend aus 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das AMS bei der Prüfung der Kurzarbeits-Anträge.

Ein Virus lässt das Land still stehen – und die BHAG fast mit

Die Corona-Krise und der daraus folgende Lockdown, das vielerorts angeordnete Homeoffice sowie der Urlaubsabbau in vielen Firmen lies im März 2020 auch den Arbeitsaufwand in der BHAG massiv zurückgehen. Keine Prüfungen vor Ort, keine Belege in der Verrechnung, kein Anlegen von Geschäftspartnern, …

Geschäftsführer Helmut Dietrich erinnert sich an den Projektstart: „Das Sonderprojekt Kurarbeit kam für die BHAG eher zufällig – die BHAG überlegte auf Grund des extremen Rückganges an Belegen kurzfristig selbst Kurzarbeit anzumelden.“

Die ehemalige BHAG-Geschäftsführerin Angelika Schätz mit Herbert Buchinger, Vorstandsvorsitzender vom AMS, am Freitag, 17. April 2020 bei der Vertragsunterzeichnung – damals mit Sicherheitsabstand.

Das COVID-Sonderprojekt Kurzarbeit ermöglichte es uns, abseits von Kern- und vertraglichen Leistungen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter zu beschäftigen.

BHAG und AMS: Zahlreiche Verlängerungen

Das ursprüngliche Projekt mit dem AMS war bis Ende Juli 2020 vorgesehen. Damals war schon klar, dass es länger dauern könnte. Der erste Vertrag mit dem AMS wurde bis 15.11.2020 verlängert. Danach folgte ein weiterer Vertrag mit dem AMS bis 31.05.2021 und eine weitere Verlängerung bis 30.11.2021.

Als am 22.11.2021 ein genereller Lockdown Österreich wieder in die Schranken weist, war klar: Der Vertrag mit dem AMS wird bis 31.12.2022 verlängert. Wir befinden uns zu dieser Zeit bereits in der Phase 5 des Projekts Kurzarbeit.

Und jede Phase brachte Änderungen mit sich, im System, im Ablauf, in der Kommunikation… Und auch letzteres war während Corona nicht ganz einfach.

Was war die Aufgabe unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Leiterin des Sonderprojekts Kurzarbeit in der BHAG war Brigitte Szedenik.

Die Projekt-MA bearbeiten die Abrechnungen direkt im System des AMS. Das war technisch – während des ersten Lockdowns – nicht ganz einfach zu lösen. Das AMS stellte 120 Remote-PC´s auf, auf die im Homeoffice aus zugegriffen werden konnte. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützten die AMS-Kolleginnen und Kollegen direkt im eigenen System. Brigitte Szedenik, Projektleiterin, erzählt von den Anfängen: „Für uns im Projekt war natürlich alles neu: die Aufgaben, das AMS-System, die Kontakte, usw.“

Zuerst hieß es, sich im System und mit den Abkürzungen zurechtzufinden: Bedienbuttons wie „PUC, DPR, AZP, VB, ….“ wurden erklärt. Insgesamt 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der BHAG prüften über 33 Monate hinweg u.a. folgendes:

Stimmt die Zahl der abgerechneten Mitarbeiter/innen?
Ist die Beihilfe gerechtfertigt?
Ist das Bruttoentgelt der Mitarbeiter/innen angemessen?
Sind die Normalarbeitszeit oder Ausfallstunden richtig?
Hat ein Mitarbeiter den Betrieb schon verlassen?
Gibt es Lehrlinge oder nicht?
…

Claudia H., von Beginn an beim Projekt KUA dabei, sagt: „Der Anfang war eine wirkliche Herausforderung. Das Einlesen bei den Anforderungen für das Projekt hat uns sicher zu Beginn ein wenig überfordert, sowie das Wissen, dass es sich hier um viel Arbeit handelt, die dringend und zeitnah erledigt werden muss.“

Insgesamt 240.000 Stunden in fast 3 Jahren

Die Kurzarbeit war ja nicht nur für die BHAG neu, sondern auch für viele Firmen in ganz Österreich. Wie selbstverständlich schleichen sich da schnell Fehler ein – die meisten davon einfach aus Unwissen.

Und trotzdem war die oberste Priorität unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Abrechnungen rasch prüfen, damit die Firmen schnell finanziell unterstützt werden können. Projektleiterin in der BHAG Brigitte Szedenik: „Es war ein sehr gutes Gefühl, den Betrieben und den Menschen zu einer Unterstützung in dieser schwierigen, wirtschaftlichen Phase verhelfen zu können.“

Das Sonderprojekt Kurzarbeit war das größte interne Projekt, dass die BHAG innerhalb kürzester Zeit in fünf Teams an sieben Standorten auf die Beine gestellt hat.

Zu Gast: BHAG-Bereichsleiterin Andrea Kettinger und BHAG-Geschäftsführer Helmut Dietrich sprachen im Dezember 2022 mit AMS Chef Herbert Buchinger über das Ende des gemeinsamen Projekts.

Mit Dezember 2022 wurde die Zusammenarbeit endgültig beendet. Dazu waren Geschäftsführer Helmut Dietrich und Andrea Kettinger am 15. Dezember 2022 bei AMS Vorstand Herbert Buchinger zu Gast.

Helmut Dietrich zieht Resumee: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Organisation in der BHAG konnten durch das Projekt Kurzarbeit sehr viel lernen. Bei zukünftigen Projekten werden wir auf diese unglaubliche Erfahrung aufbauen. Eine direkte Folge ist die Einführung eines allgemeinen Projekt-Handbuchs und die professionelle Ausbildung zahlreicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Projektmanagement.“

Standortübergreifende hybride Projektabschlussfeier

Mit der internen Abschlussparty am 30. Jänner 2023 ist das Projekt Kurzarbeit für die BHAG Geschichte. Projektleiterin Brigitte Szedenik und Geschäftsführer Helmut Dietrich blickten ein aller letztes Mal auf die letzten drei Projektjahre zurück.

Via MS Teams und unserem modernen Videokonferenz-System an unseren Standorten konnten alle Projekt-MA – egal ob vor Ort oder im Homeoffice – den Projektabschluss mitverfolgen. Danach wurde bei Brötchen und Sekt über die gemeinsame Projektzeit geplaudert.